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Conheça Aqui os 5 Documentos que Organizam a sua Empresa e Evitam Desvios de Comportamento

Rotineiramente, diversos empresários me procuram pedindo auxílio para resolver um problema comum em relação a seus colaboradores. Este problema é o famoso “desculpa, eu não sabia”. E isto, claramente, não pode fazer parte das regras da empresa.

É costume que o colaborador às vezes cometa um engano ou faça algo que não deveria fazer. Se estas situações acontecem, o funcionário simplesmente diz “desculpa, eu não sabia. Não vou fazer de novo”. Porém, a pessoa irá repetir esta conduta indefinidamente até o dia em que sofra uma reprimenda e, só a partir dali, ela cessará este comportamento.

Mas este não é o melhor cenário, concorda? Por isso, se você enfrenta esse problema na sua empresa e gostaria de resolvê-lo sem constrangimentos, o artigo de hoje é para você. Para que você não seja visto como o empresário sisudo que parece determinar tudo que pode ou não acontecer na empresa, continue no nosso artigo e aprenda como determinar as regras da empresa.

Por que aplicar as regras da empresa?

Fazer com que os colaboradores incorporem a cultura da empresa não é nada fácil. Se pararmos para pensar, cada pessoa veio de lugar diferente, não é mesmo? Cada um dos colaboradores teve uma infância e uma experiência profissional distinta. Ou seja, as pessoas têm determinados valores e no recrutamento o empresário tenta alinhá-los com a visão da empresa.

Esta é uma tarefa trabalhosa, pois uma empresa é composta por pessoas e pessoas têm pensamentos diferentes. Entretanto, a empresa tem sua própria cultura e valores e todos que ali trabalham devem respeitar estes valores.

Clareza nos valores

Mas neste cenário há um problema: muitas vezes esses valores não são tão claros para o colaborador. E, desta forma, o colaborador utiliza o famoso bom senso. Mas o que é bom senso? Para uma pessoa é uma coisa; para outra pessoa é algo totalmente diferente.

E é por isso que é importante que você disponha de documentos que vão estabelecer de maneira objetiva o qual é o senso comum dentro da sua empresa. Em outras palavras, as regras da empresa.

Primeiro documento das regras da empresa: regimento interno

O primeiro documento é o regimento interno que, como o nome já diz, estabelece regras de funcionamento da sua empresa. Este documento estabelece o horário de trabalho, se é permitido colocar porta-retratos nas mesas, se pode trajar bermuda ou saia, se pode tocar música ou ouvi-la com fone de ouvido, etc. Detalhes cotidianos como estes são estabelecidos no regimento interno.

Obviamente o regimento interno não se limita apenas a estes exemplos. Porém, é importante saber que a rotina do dia a dia é estabelecida por meio deste documento.

Quando há um regimento interno dentre as regras da empresa, você o apresenta para os seus colaboradores em uma reunião de apresentação e treinamento na qual se explica o que se espera deles na empresa.

Inclusive, sugere-se repetir esta reunião de tempos em tempos, de modo que as pessoas se recordem quais são as principais regras do regimento interno e, ao fazer isso, você também alia expectativas. Desta forma, nenhum colaborador poderá dizer que deixou de fazer algo por desconhecimento das regras da empresa.

Para ilustrar, contarei um caso que tivemos com um cliente. Um dia, um colaborador foi trabalhar trajando uma camisa de time de futebol, algo inadmissível naquele ramo de negócio. Talvez esta vestimenta fosse apropriada em outro local, mas especificamente naquele cliente não.

Neste caso, o regimento interno serviu para que esse colaborador fosse advertido. O funcionário estava ciente que aquilo não podia acontecer e, contudo, infringiu as regras da empresa.

Provavelmente isto aconteceu não por má-fé da parte do colaborador, ele apenas se esqueceu das regras da empresa. Mas, graças ao regimento interno, certamente nenhum funcionário irá incorrer novamente no mesmo erro.

Segundo documento das regras da empresa: código de ética

O segundo documento importante para as regras da empresa é o código de ética. Este documento vai estabelecer todas as condutas éticas que a empresa espera do colaborador. Isto tudo a fim de evitar que você tenha problemas de comportamento no futuro, principalmente perante o mercado.

Comportamentos de corrupção como suborno ou favores indevidos são condutas vedadas dentro de um código de ética, por exemplo. Situações como dar ou receber presentes também podem ser tidas como antiéticas, sabia? Imagine a seguinte situação: um colaborador seu do setor de compras recebe diversos mimos como se isto não fosse uma espécie de corrupção. No mínimo estranho, não?

Cenários como estes precisam ficar estabelecidos no código de ética para que se evitem problemas com seu colaborador e estabelecer quais são os limites da conduta que se pode ter no âmbito ético.

Terceiro documento das regras da empresa: código de conduta

O terceiro documento incluso nas regras da empresa que irá te ajudar bastante é o código de conduta. Este é um documento que é possível ser um acessório do código de ética. Porém, é preferível separá-los, pois o código de ética trata especificamente da relação do colaborador com o mercado em geral.

O código de conduta tem geralmente tem instruções internas que podem se confundir com o código de ética. Porém, é neste segundo que você pode estabelecer o que é permitido ou não ao colaborador evidenciando uma lei geral.

O código de ética pode reforçar situações como a vedação do assédio sexual, por exemplo. Da mesma forma a vedação da prática do racismo, especificando que não são permitidas brincadeiras de cunho racista na empresa. Isto porque algumas vezes as brincadeiras podem ser salutares, mas da mesma forma podem ser ofensivas.

Diversos apelidos como “gordinho” ou “café com leite” podem ser enxergados como provocações, dependendo de quem os recebe. No fundo, estas brincadeiras são feitas por implicância, mas acabam gerando ações trabalhistas para empresa mais à frente se ela não coibir este tipo de comportamento.

Por isso, é muito importante que se estabeleça isso no código de ética e entregar esse documento para o colaborador. Seu uso evita uma série de problemas e alia suas expectativas com as do seu funcionário. Além disto, evita que ele justifique para você uma falta dizendo “eu não sabia das regras da empresa”.

Quarto documento das regras da empresa: termo de entrega do uso de equipamentos

O quarto documento que é muito útil é o termo de entrega do uso de equipamentos. Neste termo de entrega se estabelecem quais são as finalidades e vedações de uso daquele tipo de equipamento.

Para exemplificar, há dois casos que aconteceram aqui na empresa. O primeiro deles ocorreu quando um colaborador de um cliente nosso pegou o notebook da empresa e instalou um software pirata no aparelho. A empresa dona do software identificou esta situação irregular e, por meio de escritórios de advocacia especializados neste tipo de situação, cobrou uma multa de R$ 29.000,00 do cliente por esta instalação ilícita.

Mais um exemplo: um colaborador de outro cliente nosso que estava de posse do veículo da empresa. Porém, ele utilizou o veículo para ir à noite até uma casa noturna para se divertir. Este é um direito dele, é claro, mas não utilizando o carro da empresa, concorda?

Esta situação teve o seguinte desfecho: uma cliente da referida empresa viu o carro na porta da casa noturna e se sentiu extremamente ofendida. Resultado: rescindiu o contrato sob a alegação de que ela não aceitava a vinculação de sua empresa com aquela imagem. Isto simplesmente porque o colaborador não sabia que não podia usar o carro da empresa nos momentos de diversão.

Quinto documento das regras da empresa: termo de entrega

Este documento muito útil não é composto por instruções, mas é a prova: chama-se termo de entrega. Dentre as regras da empresa é necessário que se tenha um termo de entrega do regimento interno, do código de conduta, do código de ética e do próprio equipamento, que já é um termo de entrega que estabelece as condições de uso.

Este documento é muito necessário, pois, quando se utiliza o termo de entrega, fica comprovado que o colaborador está ciente de todas as regras da empresa. Conforme a legislação, neste momento se estabelece objetivamente este conhecimento. Portanto, caso haja infração a partir daquele momento, o colaborador está sujeito à penalização. As penas aplicáveis são: advertência, suspensão e demissão por justa causa.

Sendo assim, este termo de entrega é vital para comprovar que as instruções foram entregues por escrito para o colaborador. A partir deste momento, este funcionário está ciente que não pode praticar determinados comportamentos. Além disto, é fundamental para fazer uma defesa trabalhista casso ocorra algum problema futuro.

Dica extra

Não adianta você entregar esses documentos para seus colaboradores se você não treiná-los regularmente, concorda? Por isso sugerimos que você crie uma rotina de ministrar uma minipalestra na qual se recapitulem as regras da empresa.

Esta atitude servirá para orientar os seus colaboradores de uma maneira geral, pois, quanto mais próximo você estiver deles e quanto mais se transmitir os valores e a cultura da empresa, menor é a chance de ter um problema e enfrentar uma dificuldade futuramente como o famoso “eu não sabia”.

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