Mapeamento de processos: a ferramenta preventiva n. 1

Mapeamento de processos: a ferramenta preventiva n. 1

Mapeamento de Processos

O mapeamento de processos é uma atividade fundamental para garantir uma gestão de processos eficiente e bem direcionada, a fim de contribuir com a melhoria contínua dos processos da empresa, agregando valor ao negócio. Acompanhe esse conteúdo e entenda o que é e como realizar o mapeamento de processos.

O que é mapeamento de processos

O mapeamento de processos é um recurso utilizado para identificar e detalhar os processos de trabalho de uma empresa.

É uma atividade muito útil tanto para padronizar o trabalho das áreas da empresa, quanto para identificar oportunidades de melhorias nos processos de negócio, proporcionando o que se denomina “melhoria contínua”.

O procedimento em si consiste em identificar todos os processos de negócio da empresa e detalhar cada um deles, mapeando e detalhando informações relevantes como:

  • A identificação de todas as áreas/departamentos existentes na empresa;
  • Entendimento sobre qual o objetivo do processo que está sendo mapeado;
  • Identificação de processos chave e subprocessos, existentes;
  • Áreas envolvidas no processo mapeado;
  • Área responsável pelo processo;
  • Área de input (início) do processo;
  • Área de output (saída) do processo;
  • Informação/ação que inicia cada processo mapeado;
  • Informação de saída/entrega do processo mapeado;
  • Levantamento dos recursos financeiros, humanos e materiais; utilizados no processo;
  • Identificação das principais dificuldades com o processo;
  • Identificação dos riscos associados ao processo;
  • Identificação do cliente de cada processo (cliente externo ou área da empresa, por exemplo);
  • Entendimento sobre a existência de normas e regulamentações associadas ao processo;
  • Levantamento das regras de negócio, premissas e riscos; que envolvem cada processo mapeado.

Tipos de Processos

Outra informação relevante é que os processos podem ser classificados em três tipos:

  • Processos Primários: são os processos essenciais que estão diretamente ligados à entrega de valor para o negócio e de um “produto final” para o cliente;
  • Processos de Gestão: são também chamados de processos de gerenciamento e entregam valor para os processos primários ou para os processos de apoio;
  • Processos de Apoio: ou processos de suporte, são os que apoiam os processos primários, garantindo que a sua execução ocorra com sucesso.

Para que serve o mapeamento de processos

O mapeamento de processos serve basicamente para identificar a sequência lógica das atividades que compõem um processo de negócio, além do detalhamento de outras informações que especificam um fluxo de trabalho, ajudando a entendê-lo melhor e mais facilmente.

Além disso, o mapeamento de processos é uma ferramenta muito importante e muito utilizada quando surge a necessidade de alterar/aprimorar um processo existente; possibilitando a análise da melhor estratégia para modificá-lo.

Para detalhar melhor os motivos da utilização do mapeamento de processos, podemos listar:

  • Compreensão dos processos existentes na empresa, entende a importância e relevância de cada um dentro do negócio;
  • Melhoria e ajustes dos processos existentes;
  • Registro dos processos para compor uma documentação estruturada da empresa;
  • Padronização dos processos para organizar o dia a dia da empresa e garantir que os mesmos serão executados da melhor maneira possível.

Como fazer o mapeamento de processos

Realizar o mapeamento de processos pode não ser tão simples em alguns casos, dependendo da complexidade e das características de cada estrutura organizacional. Por isso, confira um passo a passo de como mapear os processos.

Roteiro para mapear processos

O roteiro é formado por 08 etapas que são:

  1. Entenda o objetivo de cada processo

Definir o objetivo de cada processo é importante para classificá-los. Isso porque cada processo tem um objetivo específico que, dentro do conjunto das atividades da empresa, possui um papel importante para atingimento do objetivo final do negócio.

  1. Identifique as entradas e saídas do processo

As entradas e entregas/saídas que acontecem no início e final do processo, são respectivamente o estímulo que o inicia e o resultado de valor do mesmo. A entrada é o que inicia o processo, enquanto a saída é o que dá significado ao processo dentro da cadeia produtiva da empresa, contribuindo para a entrega de um produto, serviço ou informação, por exemplo.

É importante ressaltar aqui que, não necessariamente a entrega está associada a algo palpável como um objeto. O disparo de um outro processo (se essa for a saída mapeada) ou informações como estatísticas, já podem ser consideradas entregas ou saídas.

  1. Saiba quais são os clientes do processo

Identifique os usuários/áreas envolvidos no processo e as suas interações dentro do mesmo. Enfatize as interações que geram valor ao processo. Para ajudar, você pode responder algumas perguntas para cada processo:

  • Quem é a área/usuário e como o mesmo participa do processo?
  • Quantas vezes a área/usuário é envolvido no processo?
  • Qual a percepção da área/usuário sobre a importância do processo?

 

  1. Mapeie todos os recursos que compõe o processo

Todos recursos utilizados no processo e que contribuem para a execução do mesmo, são denominados componentes do processo. Eles podem ser sistemas, insumos, energia, maquinas, recursos humanos, metodologias, etc.

  1. Identifique quem são os responsáveis pela execução do processo

Os responsáveis pelo processo normalmente são as pessoas que possuem papel na execução do mesmo. Normalmente se caracterizam como fornecedores internos, que são pessoas ou áreas da empresa ou fornecedores externos, que podem ser empresas associadas ou fornecedores.

  1. Defina os limites do processo

Os pontos extremos de um processo, ou seja, início e fim, são os limites. Identifique-os.

  1. Identifique as regras de negócio e handoffs que permeiam o processo

Regras de negócio são restrições que direcionam as decisões dentro de uma empresa. Handoffs são as mudanças de responsável dentro do processo, ou seja, quando é necessário um responsável diferente dependendo das condições do processo. Um exemplo são as alçadas de aprovação de workflow de compras: compras acima de valor XX devem ser aprovadas por uma alçada maior, como um diretor, por exemplo.

  1. Utilize documentações existentes como apoio e monte a documentação do mapeamento

Caso a empresa possua documentações como um organograma, por exemplo, elas podem ser utilizadas para que o mapeamento possa ser realizado com mais facilidade. Da mesma forma, não deixe de começar a documentar o mapeamento em execução, assim que iniciá-lo. Isso é importante para orientar a continuidade do procedimento.

Conclusão:

Os riscos jurídicos em geral estão muito ligados ao fator organizacional da empresa.

Quanto mais organizados forem os processos internos, mais fáceis de se identificar os ricos empresariais e, consequentemente, preveni-los ou mitigá-los.

Portanto, o mapeamento de processos é uma ferramenta muito útil e que pode ajudar bastante na identificação e prevenção de problemas dentro da empresa.

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Perguntas Frequentes:

O que é mapeamento de processos

O mapeamento de processos é um recurso utilizado para identificar e detalhar os processos de trabalho de uma empresa. É uma atividade muito útil tanto para padronizar o trabalho das áreas da empresa, quanto para identificar oportunidades de melhorias nos processos de negócio, proporcionando o que se denomina “melhoria contínua”.

Para que serve o mapeamento de processos

O mapeamento de processos serve basicamente para identificar a sequência lógica das atividades que compõem um processo de negócio, além do detalhamento de outras informações que especificam um fluxo de trabalho, ajudando a entendê-lo melhor e mais facilmente.

Como fazer o mapeamento de processos

Realizar o mapeamento de processos pode não ser tão simples em alguns casos, dependendo da complexidade e das características de cada estrutura organizacional. Por isso, normalmente é desenvolvido em 8 etapas que compreendem desde o entendimento da realidade empresarial até a otimização do processo.

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