Resumo
  1. Antes de mais nada: sou obrigado a declarar o IR?
  2. Como fazer declaração de imposto de renda: Começando a declaração
  3. Fazendo o download da declaração pré-preenchida
  4. Iniciando os lançamentos
  5. Verifique se você lançou a totalidade das suas receitas
  6. Cuidado com as despesas e doações: nem todas são dedutíveis
  7. Tenha sempre em mãos a documentação comprobatória das despesas
  8. A revisão final e a escolha do modelo

Conheça alguns pontos fundamentais sobre como fazer declaração de imposto de renda de forma adequada e evite cair na malha fina.

Em abril de cada ano, todas as pessoas que auferiram rendimentos acima de determinada quantia ou que se enquadram nos demais requisitos da lei têm prazo marcado com o Fisco.

A partir daí, surge a dúvida sobre como fazer declaração de imposto de renda, quais são os documentos necessários e, a parte mais importante: como evitar uma autuação.

A rigor, o desejável é que o documento seja elaborado com o apoio de um contador ou de um advogado tributarista pois estes profissionais detêm o conhecimento técnico necessário ao preenchimento do documento.

Caso, no entanto, você opte por fazer a sua própria declaração, aqui vão algumas dicas de como evitar cair na malha fina e sofrer autuações fiscais.

 

Antes de mais nada: sou obrigado a declarar o IR?

A primeira coisa a ser feita é verificar no site da Receita Federal se você tem (ou não) a obrigação de declarar o IR.

A partir dessa verificação, já são eliminadas duas hipóteses comuns de autuação fiscal: a das pessoas que estavam obrigadas a declarar e não o fizeram e, também, daquelas que eram isentas e por desconhecimento, acabaram declarando o IR facultativamente, mas com erros.

É importante que se faça essa verificação desde o início pois ela, por si só, já evitará uma série de problemas.

 

Como fazer declaração de imposto de renda: Começando a declaração

Supondo que você esteja no grupo dos que são obrigados a declarar o IR, então, mãos à obra.

O 1º. passo para se organizar é juntar a integralidade dos documentos relativos às receitas e despesas que você teve no ano calendário.

É interessante verificar que a lógica do Imposto de Renda funciona mais ou menos assim: você declarar tudo que recebeu, subtrai tudo que pagou e, então, sobre o valor líquido, é calculado o valor a pagar.

Acontece que nem tudo que você pagou é fator de redução do imposto – as chamadas despesas dedutíveis – e é a partir desta diferenciação que surgem os primeiros problemas.

Muitas vezes a pessoa lança uma despesa não dedutível como se dedutível fosse e isso gera um impacto no imposto a pagar.

Então, a 1ª. coisa a fazer é juntar os recibos físicos ou eletrônicos e separá-los em 3 pilhas: a de Receitas, a de Despesas Dedutíveis e a de Despesas Indedutíveis (essas também precisam ser declaradas).

Esse passo inicial é fundamental se você quer saber como fazer declaração de imposto de renda e não cair na malha fina.

 

Fazendo o download da declaração pré-preenchida

Antes de iniciar os lançamentos, vale à pena conferir no site do e-CAC se a sua declaração pré-preenchida está disponível. Se estiver, vale à pena fazer o download e iniciar os lançamentos a partir daí.

A declaração pré-preenchida é um grande facilitador na tarefa de como declarar imposto de renda pois ela traz em si todos os lançamentos – sejam receitas ou despesas – que já são conhecidos da Receita Federal.

Se você possuir certificado digital (este serviço é disponível apenas para usuários que possuem token pessoa física), não pule esse passo – afinal, é muito menos provável existir inconsistências quando este procedimento é observado.

É importante observar que a declaração pré-preenchida não contém todos os lançamentos a serem feitos, mas apenas aqueles que constam na base de dados da Receita Federal.

Mesmo assim, já é um avanço enorme e dá uma tranquilidade muito grande ter de antemão a informação sobre o que consta na base de dados da Receita Federal, não é mesmo?

 

Iniciando os lançamentos

Feito o download da declaração pré-preenchida, importada a do ano anterior ou mesmo iniciada uma nova, depois que você separou os documentos, é hora de inseri-los no programa do IRPF.

Você deve fazer o download dos arquivos de instalação no próprio site da própria Receita Federal e aqui recomendamos cuidado ao observar essa regra: já vimos casos de contribuintes entregando dados para fraudadores por terem feito o download em sites.

Feito o download, é hora de iniciar os lançamentos, de acordo com cada “ficha” da declaração.

Embora seja trabalhoso e cheio de detalhes, o programa do IRPF serve também de roteiro para que saiba onde deverão ser inseridas cada uma das receitas e despesas.

É importante ressaltar que alguns lançamentos têm que ser importados de programas auxiliares: por exemplo o “Ganho de Capital”, no caso de alienação de imóveis, o “Carnê-Leão”, usado por profissionais liberais, notários, oficiais de registro e leiloeiros ou a “Declaração Final de Espólio”, na hipótese de herança.

Nestas situações, para saber como fazer declaração de imposto de renda é importante entender sobre esses sistemas.

Depois de concluídos todos os lançamentos, entra a fase da checagem dos lançamentos para evitar inconsistências.

 

Verifique se você lançou a totalidade das suas receitas

Uma das principais causas de autuações fiscais está na omissão de receitas, inclusive em relação aos dependentes.

E a questão é que ela é facilmente identificada pela Receita Federal pois o sistema de cruzamento de dados forma uma espécie de “teia”.

Por exemplo: se o “Sr. José” declarou ter-lhe feito o pagamento de R$ 1.000,00, informando o seu CPF como beneficiário do pagamento, e, por alguma razão, você não incluiu este pagamento na sua declaração, é bem provável que a receita irá chamar vocês dois para se explicarem.

Como ele terá o documento comprovando o pagamento, possivelmente você sofrerá uma autuação fiscal se não fizer a autoregularização.

Como você não sabe de antemão se as pessoas que lhe pagaram quaisquer quantias irão ou não declará-las, o melhor a fazer é inserir todos os recebimentos em sua declaração de IRPF. Assim você evita cair na malha fina e cumpre a legislação fiscal.

É claro que alguns leitores vão dizer que pagam uma carga tributária alta demais e que se não omitirem determinadas receitas simplesmente não sobreviveriam. A resposta para isso se chama planejamento tributário.

Por exemplo, se você é profissional liberal, pode fazer um trabalho de planejamento tributário através da utilização do livro-caixa ou, ainda, da abertura de uma pessoa jurídica com a finalidade específica de gerir os seus recebimentos.

Se você é empresário, pode pensar em montar uma holding. E se você é celetista, pode pensar em abrir uma PJ.

Enfim, existem diversas hipóteses de redução da carga tributária – omitir receitas definitivamente não é uma boa estratégia e vai na contramão da ideia de como declarar imposto de renda com segurança e evitar autuações.

 

Cuidado com as despesas e doações: nem todas são dedutíveis

É importante verificar aqui a questão da dedução das despesas e de doações.

É muito comum o lançamento de despesas médicas (principalmente, já que elas não possuem limites de dedução) com o objetivo de reduzir o imposto a pagar. Em outras vezes o contribuinte fez uma doação para uma instituição de caridade mas não se atentou que aquela não possuía as certificações governamentais que autorizam a dedução.

Assim como a omissão de receitas, o lançamento de despesas inexistentes ou equivocadas é uma enorme fragilidade e é descoberta por simples cruzamento de dados.

Basta você pensar neste exemplo: “Sr. João” declarou ter efetuado o pagamento de R$ 700,00 a título de consulta médica ao “Doutor Cura Tudo”, mas este não reconhece essa receita em seu IRPF. Sr. João também declarou em seu IRPF que pagava R$ 500,00 por mês de plano de saúde “Braúnas Saúde” mas este não emitiu nota fiscal de recebimentos.

Tão logo a Receita Federal processe as 3 declarações irá convocar os 3 contribuintes a prestar esclarecimentos e, como o “Sr. João” não possui os comprovantes de pagamento, a glosa cairá em cima dele.

É interessante notar, no que se refere às doações a projetos sociais, que nem todas podem ser deduzidas. Apenas as contribuições às instituições que preencham determinados requisitos previstos em lei e que possuam incentivo tributário são dedutíveis. Assim, considere que a sua boa ação não necessariamente será reconhecida pelo Fisco.

 

Tenha sempre em mãos a documentação comprobatória das despesas

É importante observar que, mesmo que a despesa tenha sido realizada, sem o documento que a comprove é recomendável que ela não seja lançada. Isso porque, se a Receita Federal lhe convocar a prestar esclarecimentos, esse documento poderá ser necessário e, se você não o possuir, pode ter a sua despesa glosada.

Assim, ao pensar em como fazer declaração de imposto de renda sem riscos de autuação fiscal é imprescindível que você guarde a documentação comprobatória das receitas e despesas declaradas pois eles podem ser necessários em algum momento.

Vale lembrar que o prazo que a fiscalização possui para revisar a sua declaração de imposto de renda é de 5 anos, contados do dia 1º. de janeiro subsequente ao ano-calendário. Portanto, mantenha consigo toda a documentação por este período, evitando dores de cabeça.

 

A revisão final e a escolha do modelo

Por fim, você poderá escolher entre a declaração simplificada e a completa. Enquanto naquela você tem um desconto total de 20% sobre as receitas, nesta será levado em conta a totalidade dos recibos e das despesas dedutíveis.

Feito isso a declaração está apta a ser transmitida, sendo recomendável uma revisão antes do envio.

Nesta fase, mesmo que você saiba como fazer declaração de imposto de renda bem feita ainda assim é interessante consultar um contador ou advogado tributarista para revisá-la, antes de transmitir à Receita Federal.

Além de lhe auxiliar na identificação de inconsistências, este profissional poderá lhe auxiliar na elaboração de um planejamento tributário com o objetivo de reduzir o imposto a pagar – senão para este ano, pelo menos para se programar para os anos seguintes – afinal de contas, ano que vem o procedimento se repete.

Assim, se você é profissional liberal, pode fazer um trabalho de planejamento tributário através da utilização do livro-caixa ou, ainda, da abertura de uma pessoa jurídica com a finalidade específica de gerir os seus recebimentos. Se você é empresário, pode pensar em montar uma holding patrimonial. E se você é celetista, pode pensar em abrir uma PJ.

Essas possibilidades são relevantes e reduzem significativamente o custo com o pagamento de impostos, além de possuírem uma série de outros benefícios como a proteção patrimonial e o planejamento sucessório.

Esperamos você tenha esclarecido suas principais dúvidas a respeito deste assunto e por isso separamos outros textos que talvez possam lhe interessar: