O organograma é um documento gráfico de grande importância, utilizado para demonstrar a estrutura departamental ou funcional de uma organização (empresa ou não). É possível criá-lo em níveis mais baixos, como por exemplo, detalhando cada um dos departamentos da organização, de modo a manter o controle e visibilidade facilitada de toda a estrutura organizacional. Acompanhe esse artigo e entenda todos os detalhes sobre um organograma.
O que é um organograma
Conforme citado acima, um organograma é um gráfico (diagrama) utilizado para demonstrar estruturas, como a de uma empresa ou organização.
É um documento importante para dar visibilidade da hierarquia da empresa, bem como da disposição de suas áreas, departamentos e funções.
Nesse gráfico, tanto os funcionários quanto as suas posições dentro da hierarquia são representados por formas geométricas (normalmente retângulos) ou até mesmo fotos e nomes de pessoas ou departamentos.
Essas informações são conectadas por linhas que demonstram as ligações entre as áreas e a hierarquia da organização, ficando no topo (modelo vertical) sempre o nível mais alto da classificação
Esse gráfico cria uma representação visual clara da estrutura organizacional da empresa.
Normalmente, dentre de uma empresa os organogramas são utilizados para:
- Documentar e comunicar a estrutura da empresa, com seus departamentos/áreas e hierarquia (isso ajuda o quadro de colaboradores a entender o fluxo de gestão);
- Facilitar o rodízio de funções na empresa, de modo a permitir o aprendizado sobre as atividades de variadas áreas da empresa pelos funcionários, alternando papéis entre departamentos/áreas, para melhor utilizar os talentos do time;
- Visualizar com facilidade a necessidade de crescimento do quadro de funcionários e criação de novas áreas;
- Planejar a alocação de recursos a fim de ajustar a performance do quadro e reduzir ineficiências.
O organograma também pode ser utilizado para outras finalidades, como demonstrar a genealogia de uma família, mas nesse conteúdo será abordado o uso do organograma somente para finalidades empresariais.
Vantagens da utilização do organograma nas empresas
Dentre as principais vantagens de manter a estrutura organizacional demonstrada em um organograma, podemos citar:
- Melhora na comunicação interna da organização;
- Facilidade na visualização de mudanças organizacionais;
- Otimização na capacitação de recursos recém ingressados na organização;
- Apoio à construção da cultura de transparência dentro da organização.
Além disso, uma importante função do organograma é permitir a visualização global da estrutura hierárquica da empresa, o que é muito útil no mapeamento de processos.
Como veremos, esse processo é uma importante ferramenta na realização de uma due diligence e da implantação de programas de compliance, ambos voltados à prevenção de riscos jurídicos.
Como fazer um organograma
Criar um organograma é simples e pode ser feito manualmente ou utilizando softwares específicos que facilitam a criação do diagrama.
Para criar um organograma do tipo vertical, basta seguir alguns passos:
- Levante e organize as informações que constarão no organograma: é importante não esquecer de nenhuma informação como departamento/área da empresa, por exemplo.
- Insira as formas que representarão a estrutura do organograma, como os retângulos, por exemplo.
- Disponha-os no gráfico de modo que o primeiro seja o topo da hierarquia (o CEO ou Presidente da empresa, por exemplo), logo abaixo os próximos níveis hierárquicos (Vice-Presidentes, por exemplo), abaixo os próximos (Diretores) e assim por diante.
- Após organizar toda a estrutura mantendo as formas alinhadas e dispostas em forma de pirâmide, você deve inserir o esqueleto do diagrama, ou seja, as linhas que conectarão as formas, demonstrando as ligações entre si.
- E, por fim, se você deseja montar um organograma bem detalhado e estruturado, você também pode colorir as formas de cores distintas para demonstrar características específicas, como centros de custo, por exemplo.
Além disso, é possível incluir legendas ou informações de contato das pessoas citadas no organograma, como foto, nome completo, e-mail ou telefone.
Se a ideia é manter o organograma visível na empresa para que os funcionários o consultem, incluir essas informações pode ser uma ótima ideia, a fim de facilitar o contato com essas pessoas.
Tipos de organograma
Outra informação relevante é que os tipos de organograma podem variar conforme a necessidade de cada criação.
Alguns tipos úteis e usualmente encontrados são:
- Organograma vertical
- Organograma horizontal
- Organograma de pessoas
- Organograma por funções
- Organograma por projetos/entregas
- Organograma circular
- Organograma em barras
Vale lembrar que o organograma vertical (ou pirâmide) é o mais comum e normalmente é utilizado no mapeamento de processos com o objetivo de analisar os riscos jurídicos, sobretudo nas operações de due diligence internas ou implantação de programas de compliance.
A divisão da empresa em departamentos e o mapeamento de processos
O organograma quando criado com intuito de demonstrar um nível macro da estrutura da organização, apresenta os departamentos ou áreas da mesma, com seus níveis hierárquicos e interligações.
Esse costuma ser um dos principais documentos gerenciais das organizações.
Normalmente as empresas são compostas por três principais níveis organizacionais que são:
- Nível estratégico ou executivo: representado pela direção da empresa
- Nível gerencial: representado por gerentes, coordenadores e líderes de equipes
- Nível técnico ou tático: representado por analistas, técnicos e operários
O organograma então, é criado demonstrando ao menos os dois primeiros níveis citados acima.
A divisão dos departamentos em funções
Para demonstrar as funções da organização, o organograma pode ser criado em um nível mais profundo de detalhamento, apresentando os departamentos/áreas da empresa, com a demonstração das funções de cada item e, até mesmo, dos funcionários dentro de cada área.
Através dessa organização é possível entender o fluxo interno das atividades da empresa e realizar o seu mapeamento.
Uma vez que estes processos estão organizados, é muito mais simples de se entender quais são os pontos de vulnerabilidades ou fragilidades jurídicas, otimizando-os.
O mapeamento dos processos
O organograma da organização é fundamental para que o mapeamento dos processos seja corretamente elaborado.
Estes demonstrarão a interligação entre departamentos/áreas e o fluxo de atividades, demonstrados em um diagrama.
Além disso, manter os documentos de processos atualizados retroalimenta a atualização do organograma.
Para mapear os processos de maneira efetiva, é importante seguir alguns passos:
- Identifique as áreas ou departamentos existentes na organização; isso é feito com a montagem do organograma.
- Ciente de quais áreas e departamentos existem, levante os principais processos de cada um, tentando identificar o objetivo e o valor de cada processo. Dessa forma, será possível identificar subprocessos com facilidade.
- Identifique quais são as saídas (outputs) de cada processo, a fim de compreender o valor agregado de cada processo e em qual área/departamento, o mesmo é finalizado.
- Identifique quem são os clientes de cada processo, podendo ser esses clientes outras áreas/departamentos da empresa. Isso vai auxiliar na validação do processo de acordo com o organograma estabelecido e ajudará a identificar se determinadas tarefas não estão sendo atribuídas a setores equivocados dentro da empresa.
- Identifique as entradas (inputs) dos processos, para saber a área de start dos mesmos.
- A partir dos processos mapeados, levante as regras de negócio: elas direcionam as decisões dentro da organização, como por exemplo, a aprovação de compras, que, conforme valor, pode necessitar de aprovação de níveis hierárquicos diferentes dentro de um workflow. O organograma é fundamental para demonstração e entendimento dessa hierarquia de aprovação.
- Por fim, definem-se os “handoffs” dos mesmos: estes se referem à troca de responsabilidades entre equipes dentro da organização, definindo interações entre diferentes interfaces da empresa. É como se fosse a “passagem do bastão” em uma prova de atletismo.
Uma vez que estes processos estão claramente mapeados, é possível otimizá-los sob o aspecto operacional e identificar os pontos de riscos jurídicos.
Isso permitirá criar processos mais eficientes e seguros sob o aspecto jurídico.
Conclusão
Quando se está diante de riscos jurídicos, entender o contexto da empresa e a sua estratégia é metade do caminho.
O departamento jurídico, seja ele interno ou terceirizado, não é uma ilha isolada da empresa: ele precisa estar inserido aos processos e à cultura empresarial para ser eficiente.
Nesse contexto, o organograma é uma importante ferramenta de auxílio a este entendimento.
Ele permite enxergar a estrutura organizacional e é a base do mapeamento de processos – estes fundamentais na análise e mitigação de riscos jurídicos.
Existem outras que são igualmente importantes como o mapeamento de processos, o mapa estratégico, o BSC, entre outros.
O papel do advogado que atua preventivamente é conectar essas ferramentas ao Direito e fazer dessa ciência mais uma ferramenta de gestão, equacionando riscos e produtividade.
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