Você sabe o que é sistema integrado de gestão empresarial e qual a sua importância?

O sistema integrado de gestão empresarial tem sido um grande aliado na administração de escritórios de advocacia e é um importante fator de segurança jurídica. Entenda sobre a importância do seu escritório ter um ao ler este artigo.

O que é sistema integrado de gestão empresarial?

Um sistema integrado de gestão empresarial é uma estrutura que auxilia na administração de empresas, na organização de dados. O sucesso ou fracasso de um negócio está diretamente relacionado à forma que é gerido, seja em qual área é exercida a atividade empresarial.

Na era da tecnologia e do conhecimento, é possível gerir um negócio de forma cada vez mais automatizada e com o auxílio de softwares completos e eficientes. Para tanto, é necessário investir tempo e capital neste importante recurso.

A importância na hora da escolha do software para o sistema integrado de gestão empresarial

A utilização de um bom sistema integrado de gestão empresarial pelas empresas é um diferencial que proporcionará maior organização e lucratividade a médio e longo prazo.

Isso permite entregas mais rápidas, menos retrabalho, menos desgaste e mais produtividade dos funcionários. O cliente recebe o produto mais rápido e tem a capacidade de acompanhar o andamento do seu pedido, seja de produto ou de serviço.

Para que possam acontecer todas essas melhorias no serviço prestado, é importante que haja uma pesquisa prévia dos softwares de gestão disponíveis no mercado. Também é importante avaliar o valor do investimento e se tal atende à demanda da empresa.

Para isso, é importante que o gestor disponha de tempo e de dedicação. Um tempo necessário para entender quais os seus problemas e necessidades a serem supridos. Assim, é possível verificar quais softwares podem ou não auxiliar, evitando a perda de tempo e dinheiro.

Como o sistema integrado de gestão empresarial auxilia um escritório de advocacia?

Com relação aos escritórios de advocacia, o mesmo pode ser afirmado. Essa importante ferramenta de gestão acaba sendo o melhor caminho para dar maior transparência, organização e controle de qualidade dos serviços prestados. E isso aumenta o grau de confiança entre as empresas contratantes e os escritórios de advocacia contratados.

De preferência, é preciso contar com um sistema integrado de gestão que possibilite estabelecer as tarefas que o escritório e a empresa devem cumprir. Dessa forma, é possível deixar claro o que precisa ser feito, como, quando, por quem, entre outros detalhes.

Um exemplo disso são as ações judiciais. Após a contratação, é preciso marcar um prazo para o advogado elaborar a petição, emitir as guias de custas no Tribunal, a procuração e solicitar documentos ao cliente. E cabe ao cliente entregar tais documentos para viabilizar o serviço do advogado.

Acompanhamento do fluxo de trabalho

O cumprimento de prazos jurídicos é sempre acompanhado por algum funcionário específico, do início ao fim da tarefa. Esse colaborador pertence ao setor de controladoria jurídica. Ele é responsável por garantir que cada uma das etapas do procedimento seja cumprida completamente, cumprindo todos os requisitos exigidos em lei. Evita-se, assim, atrasos, erros de formatação e de conteúdo ou qualquer outro problema que venha a prejudicar a qualidade do serviço prestado posteriormente.

É aconselhado que o escritório adquira um software que permita reunir, em um banco de dados, as informações referentes aos clientes, todos os seus processos ativos ou inativos, e que permita verificar seu andamento.

Com isso, torna-se possível a marcação de prazos para cada advogado responsável e a geração de métricas individualizadas.

Banco de dados completo e relatórios dos processos

Através desse banco de dados, o escritório poderá enviar relatórios cada vez mais completos aos clientes, que lhes permitam saber o que está acontecendo com seus respectivos processos.

Dessa maneira, há maior transparência do serviço prestado, além de fortalecimento dos laços de confiança entre o cliente e o escritório. Isso porque o cliente passa a ter certeza e segurança de que está sendo bem atendido.

O sistema integrado de gestão empresarial não contribui somente nos processos jurídicos. Esse método é de grande valia à controladoria jurídica ao permitir o acompanhamento das tarefas do início ao fim.

Mapeamento e marcação de prazos para realização de tarefas

A título de exemplificação, serviços extrajudiciais como a elaboração de contratos podem se tornar um verdadeiro caos quando for grande o número de solicitações feitas ao escritório. Portanto, faz toda a diferença ter um sistema que mapeie a quantidade de solicitações e quais são os tipos de contratos solicitados. Isso permite à controladoria entender qual a demanda e definir quantos advogados são necessários para supri-la.

A partir desses dados, o controlador poderá definir datas para a elaboração de cada contrato. Também definirá melhor quem será o responsável pela elaboração, se será necessário fazer revisão ou não, se já foi enviada a versão final ao cliente, e se foi ou não aprovada.

O mesmo pode ser aplicado a qualquer outro serviço extrajudicial prestado ao cliente. Um exemplo é a elaboração de declaração de imposto de renda, de ganho de capital, etc. Outros exemplos são a reestruturação societária, a análise jurídica pré-contratual de riscos, a análise e o acompanhamento de procedimentos extrajudiciais de inventário, divórcio consensual, etc. Todos esses são casos em que o advogado é de grande valia ao cliente ao viabilizar que o mesmo tome a melhor decisão, evitando ou reduzindo prejuízos.

Otimização do serviço prestado 

Independentemente da área jurídica em que o serviço for necessário, seja judicial ou extrajudicial, é importante que haja um banco de dados, a identificação das tarefas necessárias, a quantificação e a organização das mesmas, o que pode ser melhor gerido através de um sistema integrado de gestão empresarial.

Assim, é possível agregar valor aos serviços já prestados, otimizando o capital humano de que o escritório dispõe. Isso permite a maximização das potencialidades de cada advogado de forma que esses aumentem a qualidade do serviço e possam render ao máximo com o menor desperdício de tempo – impactando no preço dos serviços.

Atente-se ao escolher um escritório de advocacia

Não restam dúvidas de que, com a tecnologia certa para gerenciar processos jurídicos, um escritório de advocacia atento aos processos internos e gestão pode oferecer o melhor serviço, comodidade e satisfação às empresas.

Com isso, além de maior confiabilidade, evitam-se retrabalhos, prejuízos e possibilitando a redução do custo (e, consequentemente, do preço) da prestação de serviços.

Portanto, é de grande relevância que antes de contratar o escritório de advocacia, o empresário analise se esse dispõe de recursos organizacionais e tecnológicos que possam lhe oferecer maior segurança e garantia do cumprimento dos serviços contratados.

Assim, o cliente poderá assegurar-se da qualidade do serviço que irá adquirir, evitando prejuízos futuros que podem trazer grandes dores de cabeça a médio e longo prazo.

Esperamos você tenha esclarecido suas principais dúvidas a respeito deste assunto e por isso separamos outros textos que talvez possam lhe interessar:

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