Organograma: 1 função que você (provavelmente) não conhecia

Organograma: 1 função que você (provavelmente) não conhecia

Organograma

O organograma é um documento gráfico de grande importância, utilizado para demonstrar a estrutura departamental ou funcional de uma organização (empresa ou não). É possível criá-lo em níveis mais baixos, como por exemplo, detalhando cada um dos departamentos da organização, de modo a manter o controle e visibilidade facilitada de toda a estrutura organizacional. Acompanhe esse artigo e entenda todos os detalhes sobre um organograma.

 

O que é um organograma

Conforme citado acima, um organograma é um gráfico (diagrama) utilizado para demonstrar estruturas, como a de uma empresa ou organização.

É um documento importante para dar visibilidade da hierarquia da empresa, bem como da disposição de suas áreas, departamentos e funções.

Nesse gráfico, tanto os funcionários quanto as suas posições dentro da hierarquia são representados por formas geométricas (normalmente retângulos) ou até mesmo fotos e nomes de pessoas ou departamentos.

Essas informações são conectadas por linhas que demonstram as ligações entre as áreas e a hierarquia da organização, ficando no topo (modelo vertical) sempre o nível mais alto da classificação

Esse gráfico cria uma representação visual clara da estrutura organizacional da empresa.

Normalmente, dentre de uma empresa os organogramas são utilizados para:

  • Documentar e comunicar a estrutura da empresa, com seus departamentos/áreas e hierarquia (isso ajuda o quadro de colaboradores a entender o fluxo de gestão);
  • Facilitar o rodízio de funções na empresa, de modo a permitir o aprendizado sobre as atividades de variadas áreas da empresa pelos funcionários, alternando papéis entre departamentos/áreas, para melhor utilizar os talentos do time;
  • Visualizar com facilidade a necessidade de crescimento do quadro de funcionários e criação de novas áreas;
  • Planejar a alocação de recursos a fim de ajustar a performance do quadro e reduzir ineficiências.

O organograma também pode ser utilizado para outras finalidades, como demonstrar a genealogia de uma família, mas nesse conteúdo será abordado o uso do organograma somente para finalidades empresariais.

Vantagens da utilização do organograma nas empresas

Dentre as principais vantagens de manter a estrutura organizacional demonstrada em um organograma, podemos citar:

  • Melhora na comunicação interna da organização;
  • Facilidade na visualização de mudanças organizacionais;
  • Otimização na capacitação de recursos recém ingressados na organização;
  • Apoio à construção da cultura de transparência dentro da organização.

Além disso, uma importante função do organograma é permitir a visualização global da estrutura hierárquica da empresa, o que é muito útil no mapeamento de processos.

Como veremos, esse processo é uma importante ferramenta na realização de uma due diligence e da implantação de programas de compliance, ambos voltados à prevenção de riscos jurídicos.

Como fazer um organograma

Criar um organograma é simples e pode ser feito manualmente ou utilizando softwares específicos que facilitam a criação do diagrama.

Para criar um organograma do tipo vertical, basta seguir alguns passos:

  1. Levante e organize as informações que constarão no organograma: é importante não esquecer de nenhuma informação como departamento/área da empresa, por exemplo.
  2. Insira as formas que representarão a estrutura do organograma, como os retângulos, por exemplo.
  3. Disponha-os no gráfico de modo que o primeiro seja o topo da hierarquia (o CEO ou Presidente da empresa, por exemplo), logo abaixo os próximos níveis hierárquicos (Vice-Presidentes, por exemplo), abaixo os próximos (Diretores) e assim por diante.
  4. Após organizar toda a estrutura mantendo as formas alinhadas e dispostas em forma de pirâmide, você deve inserir o esqueleto do diagrama, ou seja, as linhas que conectarão as formas, demonstrando as ligações entre si.
  5. E, por fim, se você deseja montar um organograma bem detalhado e estruturado, você também pode colorir as formas de cores distintas para demonstrar características específicas, como centros de custo, por exemplo.

Além disso, é possível incluir legendas ou informações de contato das pessoas citadas no organograma, como foto, nome completo, e-mail ou telefone.

Se a ideia é manter o organograma visível na empresa para que os funcionários o consultem, incluir essas informações pode ser uma ótima ideia, a fim de facilitar o contato com essas pessoas.

Tipos de organograma

Outra informação relevante é que os tipos de organograma podem variar conforme a necessidade de cada criação.

Alguns tipos úteis e usualmente encontrados são:

  • Organograma vertical
  • Organograma horizontal
  • Organograma de pessoas
  • Organograma por funções
  • Organograma por projetos/entregas
  • Organograma circular
  • Organograma em barras

Vale lembrar que o organograma vertical (ou pirâmide) é o mais comum e normalmente é utilizado no mapeamento de processos com o objetivo de analisar os riscos jurídicos, sobretudo nas operações de due diligence internas ou implantação de programas de compliance.

A divisão da empresa em departamentos e o mapeamento de processos

O organograma quando criado com intuito de demonstrar um nível macro da estrutura da organização, apresenta os departamentos ou áreas da mesma, com seus níveis hierárquicos e interligações.

Esse costuma ser um dos principais documentos gerenciais das organizações.

Normalmente as empresas são compostas por três principais níveis organizacionais que são:

  • Nível estratégico ou executivo: representado pela direção da empresa
  • Nível gerencial: representado por gerentes, coordenadores e líderes de equipes
  • Nível técnico ou tático: representado por analistas, técnicos e operários

O organograma então, é criado demonstrando ao menos os dois primeiros níveis citados acima.

A divisão dos departamentos em funções

Para demonstrar as funções da organização, o organograma pode ser criado em um nível mais profundo de detalhamento, apresentando os departamentos/áreas da empresa, com a demonstração das funções de cada item e, até mesmo, dos funcionários dentro de cada área.

Através dessa organização é possível entender o fluxo interno das atividades da empresa e realizar o seu mapeamento.

Uma vez que estes processos estão organizados, é muito mais simples de se entender quais são os pontos de vulnerabilidades ou fragilidades jurídicas, otimizando-os.

O mapeamento dos processos

O organograma da organização é fundamental para que o mapeamento dos processos seja corretamente elaborado.

Estes demonstrarão a interligação entre departamentos/áreas e o fluxo de atividades, demonstrados em um diagrama.

Além disso, manter os documentos de processos atualizados retroalimenta a atualização do organograma.

Para mapear os processos de maneira efetiva, é importante seguir alguns passos:

  1. Identifique as áreas ou departamentos existentes na organização; isso é feito com a montagem do organograma.
  2. Ciente de quais áreas e departamentos existem, levante os principais processos de cada um, tentando identificar o objetivo e o valor de cada processo. Dessa forma, será possível identificar subprocessos com facilidade.
  3. Identifique quais são as saídas (outputs) de cada processo, a fim de compreender o valor agregado de cada processo e em qual área/departamento, o mesmo é finalizado.
  4. Identifique quem são os clientes de cada processo, podendo ser esses clientes outras áreas/departamentos da empresa. Isso vai auxiliar na validação do processo de acordo com o organograma estabelecido e ajudará a identificar se determinadas tarefas não estão sendo atribuídas a setores equivocados dentro da empresa.
  5. Identifique as entradas (inputs) dos processos, para saber a área de start dos mesmos.
  6. A partir dos processos mapeados, levante as regras de negócio: elas direcionam as decisões dentro da organização, como por exemplo, a aprovação de compras, que, conforme valor, pode necessitar de aprovação de níveis hierárquicos diferentes dentro de um workflow. O organograma é fundamental para demonstração e entendimento dessa hierarquia de aprovação.
  7. Por fim, definem-se os “handoffs” dos mesmos: estes se referem à troca de responsabilidades entre equipes dentro da organização, definindo interações entre diferentes interfaces da empresa. É como se fosse a “passagem do bastão” em uma prova de atletismo.

Uma vez que estes processos estão claramente mapeados, é possível otimizá-los sob o aspecto operacional e identificar os pontos de riscos jurídicos.

Isso permitirá criar processos mais eficientes e seguros sob o aspecto jurídico.

Conclusão

Quando se está diante de riscos jurídicos, entender o contexto da empresa e a sua estratégia é metade do caminho.

O departamento jurídico, seja ele interno ou terceirizado, não é uma ilha isolada da empresa: ele precisa estar inserido aos processos e à cultura empresarial para ser eficiente.

Nesse contexto, o organograma é uma importante ferramenta de auxílio a este entendimento.

Ele permite enxergar a estrutura organizacional e é a base do mapeamento de processos – estes fundamentais na análise e mitigação de riscos jurídicos.

Existem outras que são igualmente importantes como o mapeamento de processos, o mapa estratégico, o BSC, entre outros.

O papel do advogado que atua preventivamente é conectar essas ferramentas ao Direito e fazer dessa ciência mais uma ferramenta de gestão, equacionando riscos e produtividade.

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