A administração de arquivos: entenda a importância jurídica desse procedimento

A administração de arquivos: entenda a importância jurídica desse procedimento

administração de arquivos

Confira a importância da administração de arquivos para a segurança jurídica das empresas.

Já na leitura do título deste texto, você deve estar pensando: “mas o que a administração de arquivos tem a ver com a segurança jurídica de uma empresa”? Vamos então te mostrar que tem tudo a ver – e é MUITO importante.

Vamos aos exemplos: você já precisou de documentos públicos, como a Certidão de Regularidade Fiscal, para praticar algum ato da empresa?

E de uma certidão de registro de um imóvel que foi integrado ao patrimônio da empresa?

E do registro do contrato social e das alterações contratuais do seu empreendimento? Você já precisou?

Certamente, a resposta para essas perguntas é sim, mas estes documentos são públicos e você consegue obter uma 2a. com facilidade.

No entanto, quando se trata de documentos originais é que surge a questão: sua empresa faz a administração de arquivos que entram e saem? Vocês organizam o fluxo de documentos?

Geralmente, esse assunto não é tão valorizado quanto deveria, mas você vai entender como a administração de arquivos é um procedimento essencial para a empresa.

Um caso para você se situar

Imagine a situação da empresa XY Produtos Elétricos Ltda., que foi intimada para apresentar sua certidão de regularidade fiscal em uma licitação na qual concorre. O prazo para apresentação é de 10 dias. E agora, o que fazer?

Os sócios, João e José, cientes da intimação, vão até a Receita Federal para pedir a certidão.

Como não havia nenhuma pendência tributária, João retirou a certidão na data agendada na Receita e a entregou à repartição pública dentro do prazo previsto.

Mas, para sua surpresa, quatro dias depois, recebeu uma carta informando que a empresa havia sido excluída da licitação por não ter demonstrado a regularidade fiscal.

Indignado, João compareceu ao setor responsável pelo certame para informar que foi sim juntada a certidão. Mas recebeu a resposta de que não bastava a certidão de regularidade fiscal da Receita Federal, uma vez que também deveriam ser apresentadas as certidões expedidas pelo município e pelo estado.

Ao analisar novamente a decisão, João confirmou que o procedimento correto era realmente aquele informado pelo setor.

Chegando ao escritório, conversou com José, seu sócio, e ele respondeu que tinha visto isso e que tinha pedido todas as certidões. Inclusive, uma delas (a municipal) já estava com ele, mas não sabia onde estava, o que não seria propriamente um problema pois ela poderia ser facilmente obtida em 2a. via pela internet.

O problema surgiu em relação à certidão do Estado: o sistema do Fisco não reconhecia o pagamento de uma parcela de ICMS e, embora ela houvesse sido paga, ninguém sabia onde estava o comprovante. Os sócios achavam que haviam entregue os documentos no Setor Financeiro; este disse que havia remetido ao Contábil; e este dizia que não tinha recebido o documento, tanto que não estava devidamente contabilizado ainda.

Pronto, estava instaurado o problema: o ICMS estava pago, mas ninguém sabia onde estava o comprovante e, a não ser que a empresa pagasse novamente a mesma guia, o Estado não emitiria a CND.

Resultado: a XY Produtos Elétricos perdeu uma oportunidade de ouro por não ter uma boa administração de documentos.

Lamentável, não é mesmo?

Evidenciando os problemas decorrentes da má administração de arquivos

No caso acima, é possível ver que a XY Produtos Elétricos tinha alguns problemas internos a resolver:

  • falha na obtenção e guarda de documentos;
  • ineficiência ou falta de controle de intimações em geral, resultando em perdas de prazos para apresentar documentos e certidões;
  • ineficiência ou falta de definição de um fluxo interno de documentos.

E a consequência dessas falhas de administração de arquivos, muitas vezes, é a perda de boas oportunidades de aumentar os lucros da empresa.

Mas não são apenas esses os riscos  de um processos arquivos mal definidos. 

Certa vez em uma due diligence nos deparamos com a seguinte situação: a empresa tinha a sua sede alugada e isso estava documentado através do contrato específico, que é o de locação.

Analisamos o contrato detalhadamente e ele estava juridicamente adequado, mas tinha um problema: não estava assinado!

Observe que o risco jurídico, neste caso, não estava no mérito do contrato em si, mas na falha do procedimento de conferência de assinaturas, o que é atividade típica de administração de arquivos.

Certamente, não é isso que você deseja para sua empresa, não é mesmo?

Então, vamos lá! O que você pode fazer para evitar que esses problemas ocorram?! Vamos apresentar algumas dicas muito úteis para você:

Dicas para evitar a má administração de arquivos

Dica 1: Criar um sistema de acompanhamento dos fluxos de entrada e saída de documentos

A primeira providência a ser tomada é a criação de uma sistemática que lhe permita saber quando e onde cada documento entra e sai da empresa, bem como os responsáveis. Deve também ser implementado um banco de dados que contenha as seguintes informações:

*quando o documento entrou e, se saiu, quem retirou, quando e por quê.

* se o documento foi devidamente digitalizado e arquivado e qual a localização atual.

Dica 2: Ter um sistema de gestão de intimações e solicitações que chegam à empresa

Este também é um procedimento de administração de arquivos, pois assim você pode ter pleno conhecimento de quais intimações chegaram e quais as exatas providências elas requerem da empresa.

Já vimos casos de clientes que perderam processos judiciais importantes pelo simples fato de que receberam um funcionário recebeu um comunicado da justiça e simplesmente se esqueceu de comunicar a Diretoria.

É importante também saber: as datas previstas para cumprir o que foi solicitado na intimação, quem vai cumprir e quais as diligências necessárias.

Por fim e mais importante é ter um controle de quando as intimações foram cumpridas e onde está arquivado o comprovante de cumprimento.

Dica 3: Apresentar defesa técnica, quando for indeferido algum pedido pela via administrativa ou judicial

Suponhamos, por exemplo, que a XY Produtos Elétricos também tivesse perdido o prazo para apresentar informações à Receita Federal para poder consolidar um parcelamento, em decorrência de uma ineficiente administração de arquivos.

Nesse caso, não há outra coisa a fazer. É importantíssimo que seja apresentada defesa administrativa ou judicial. Caso contrário, a empresa sofrerá autuação fiscal, com pesadas multas.

Além da defesa técnica, qual a relevância da consultoria jurídica mensal neste caso!?

Ao ler as informações postadas neste artigo, você deve estar se fazendo a pergunta acima. Além disso, também deve estar pensando: “ah, mas é só chamar meu advogado quando receber a autuação fiscal e ele resolve! Não precisa de uma consultoria mensal”.

E é aí que mora o maior de seus problemas: só pensar no problema depois que já aconteceu!

Veja que a apresentação da defesa técnica após o indeferimento ter acontecido, ainda que seja bem elaborada, é algo arriscado porque sempre existe a possibilidade de não ser acolhida.

Sabe-se que, nos processos judiciais ou administrativos, os julgadores podem decidir de acordo com sua interpretação, desde que com argumentos fundamentados em lei. Em face da imprevisibilidade dessa decisão, pode acontecer de o entendimento ser desfavorável ao contribuinte.

É nesse momento que a ação preventiva faz toda a diferença. Evitar que o problema aconteça evita também a perda de dinheiro.

Mas administração de arquivos é feita pela consultoria jurídica?!

Sim. Este serviço pode sim ser prestado com o apoio da consultoria jurídica. Não necessariamente por um advogado, mas é interessante que seja feito sob a supervisão de um ou pelo menos com um processo pré-definido com a participação de alguém da área jurídica.

Por exemplo, assim que chegar alguma intimação, caso haja uma boa administração de arquivos, a empresa pode já encaminhar por e-mail ou fisicamente para o consultor jurídico.

A partir daí, a consultoria assume todo o serviço, verificando o que deve ser providenciado, em qual órgão público deve ser feita a diligência, quais os prazos e responsabilidades individuais por cada ação. E também é importante que a pessoa que fizer a diligência não seja leiga, para que possa entender as consequências jurídicas da solicitação.

Assim, evita-se a necessidade de se recorrer a uma defesa técnica. Evita-se, então, o retrabalho, a perda de tempo e de dinheiro!

Ter alguém com conhecimento técnico que faça administração dos arquivos e intimações recebidas é importante para prevenir riscos jurídicos que prejudiquem a empresa.

Além disso, uma consultoria jurídica é relevante porque permite um acompanhamento mais próximo, não apenas na montagem do processo de arquivo mas no apoio das ações necessárias a partir dos documentos necessários à empresa!

Assim, a economia de tempo e dinheiro para a empresa é certa.

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