Os principais erros no fechamento contábil: e os impactos jurídicos disso

Os principais erros no fechamento contábil: e os impactos jurídicos disso

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O fechamento contábil da empresa pode parecer simples na medida em que os sócios possuem controle das despesas e do faturamento. Pela leitura do presente artigo, você poderá verificar se o procedimento adotado em sua empresa está em uma zona de risco.

Por que há a necessidade de realizar o fechamento contábil gerencial?

Quando falamos em fechamento, é quase automático pensar em controle de todo o capital que circula pela empresa. Portanto, esse procedimento merece sua atenção especial.

Geralmente, por ser realizado no início do mês, com dados referentes ao exercício mensal anterior, o fechamento permite a elaboração de estratégias a curto, médio e longo prazos.

Não é possível planejar sem saber como anda o caixa, assim como não é possível gerenciar sem uma base sólida de dados financeiros.

Em uma perspectiva de fluxos complementares entre setores diferentes, temos a seguinte sistemática básica:

SETOR FINANCEIRO

– Reunião e organização de documentos (notas fiscais, comprovantes de pagamento e recebimento, etc.)

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SETOR/ASSESSORIA CONTÁBIL

– Análise e conferência das informações e lançamento nas bases de dados;

– Computação das operações no Balanço Patrimonial e DRE (Demonstração de Resultados do Exercício)

A partir do fluxo de dados, serão calculados e declarados os impostos, cumpridas as obrigações e preenchidos os livros obrigatórios, bem como analisada a situação da empresa para que sejam elaboradas estratégias de crescimento.

O fechamento contábil também se revela extremamente importante na medida em que atinge diferentes segmentos da companhia. Folha de pagamento, demais obrigações trabalhistas, contribuições sindicais e sociais, tributos, comprovantes de pagamento por produtos e serviços contratados, notas fiscais por serviços prestados ou produtos fornecidos, recibos, extratos bancários, controle de estoque; todos contêm informações contábeis a serem registradas.

Assim, o fechamento financeiro é essencial para a organização interna da empresa, garantindo o conhecimento da origem do faturamento e das despesas e, consequentemente, do controle do capital. Sem contar com as vantagens estratégicas, as projeções futuras confiáveis e as decisões societárias baseadas em informações sólidas e seguras.

Se sua empresa tem um processo de fechamento bem estruturado, é muito mais fácil encerrar um ciclo mensal sem pendências, possibilitando que os ciclos subsequentes não sofram impactos negativos daquele advindos.

Os principais erros no procedimento de fechamento

Diversas situações podem ser verificadas no fechamento contábil e que tem impactos jurídicos relevantes podendo, sobretudo, gerar a desclassificação da escrita contábil e o consequente arbitramento dos lucros. Abaixo citamos algumas situações que geram este tipo de risco e, ainda, podem ter outros impactos na Empresa:

– Desconsiderar a possibilidade de atraso de pagamentos a receber. Não há como prever o inadimplemento. Assim, é interessante contar com uma margem de segurança para evitar atrasos em parcelas, pagamento de juros, multas, etc;

– Não computar margem de erro para as projeções de lucro. Devido ao avanço da tecnologia e às alterações nas relações comerciais, basear-se em meses anteriores para elaborar projeções pode não ser tão seguro. Assim, os dados contábeis concretos e verídicos são os que terão a capacidade de basear projeções próximas da realidade;

– Identificação genérica dos lançamentos: é interessante separar os lançamentos por categorias (entrada, saída, compras, pessoal, publicidade, investimentos). A partir de um controle mais detalhado, é possível identificar os gastos exatos e as suas respectivas referências e, assim, identificar estratégias para a economia e para a geração de lucro, além de efetivar um planejamento tributário concreto. Tal providência contribui também para a agilidade de consultas necessárias ao banco de dados contábeis;

– Não reconhecer quando o auxílio de uma assessoria é necessário;

– Não contar com um bom controle de estoque. Ele é essencial para a avaliação quantitativa da sistemática demanda vs. caixa;

– Funções não definidas no fluxo de fechamento. As tarefas devem ser bem definidas, tanto dentro de um setor quanto entre setores distintos. A organização nesse segmento é primordial para que a conta feche ao final do mês;

– Ausência de gestão do fechamento. Pensando um pouco mais além, se a empresa não conta com as mencionadas funções bem definidas e com um controle preciso, as informações referentes ao fechamento deixam de ser confiáveis. Nesse sentido, o empresário perde a base de dados financeiros e/ou contábeis que lhe permitiria tomar decisões estratégicas;

– Ausência de divisão do procedimento em fases. A falta de subdivisão dos procedimentos relacionados ao fechamento ou, ainda, a divisão desorganizada, também pode gerar prejuízo. A partir disso, surgem incertezas sobre o início e/ou conclusão do procedimento;

– Ausência de processo de verificações. Não instituir o procedimento de conferência dos dados e pagamentos é tão prejudicial quanto a falta de controle do fluxo. Em qualquer gestão de fechamento eficiente, o processo de verificação é uma medida imprescindível e confere segurança às informações prestadas;

– Inclusão de contas particulares no fluxo. Pela inclusão de contas particulares dos sócios entre as despesas, é comum que a base de informações do fechamento falhe;

– Fechamento manual. Em pleno século XXI, são inúmeros os softwares de qualidade que auxiliam e muito a organização do fechamento. O procedimento torna-se mais exato e seguro, além de ser muito mais econômico e otimizado em termos de tempo e dinheiro.

As consequências dos erros no procedimento de fechamento

Se algum dos erros citados ocorrer em sua empresa, você pode ter uma certeza: haverá impacto em valores e em aumento da exposição de riscos jurídicos! Esses valores envolvem, inclusive, lucro e faturamento, bases essenciais para a apuração de tributos típicos, como o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Basta uma simples divergência de dados para que o contribuinte caia na fiscalização e, então, diversos dados poderão ser pesquisados pelas Receitas Federal, Estadual e Municipal. Portanto, todo cuidado é pouco.

Um caso que ficou muito conhecido foi o de uma grande empresa paulista no segmento dos serviços financeiros, especialmente relacionados à bolsa de valores e ao mercado de capitais. Após passar por uma operação de fusão com a incorporação de ações, a empresa elaborou um laudo de avaliações baseado em rentabilidade futura, com dados oriundos do fechamento contábil.

A Fazenda Nacional, ao realizar a fiscalização sobre a operação, detectou algumas incorreções quantitativas e autuou a empresa. Mesmo após a apresentação dos devidos recursos administrativos, a decisão foi pela manutenção da autuação fiscal no importe de nada menos do que R$ 1,1 bilhão. É claro que as dívidas fiscais têm um peso significativo, por atingir valores muito elevados, mas as consequências de um procedimento de fechamento mal estruturado não param por aí.

Ainda falando sobre autuações fiscais e trazendo o assunto para um campo mais próximo das empresas de pequeno e médio portes, podemos verificar que, além do próprio tributo, os erros de fechamento contábil podem gerar a cobrança de juros, multas pecuniárias e sanções administrativas, como apreensão de mercadorias, suspensão do direito de participação em licitação, etc. Alguns problemas comuns ocorrem na distribuição de lucro aos sócios, devido à ausência de uma base sólida de informações relativas ao fechamento e à confusão patrimonial.

Pode ser ainda que o impacto financeiro mensal não se destaque em meio a todo o fluxo de caixa. Contudo, se verificado um período considerável, é possível apurar elevado prejuízo financeiro direto advindo de erros e inconsistências nas contas a pagar, o que é extremamente perigoso.

Em função disso, surgem mais resultados negativos, que vão dos contornáveis aos mais drásticos possíveis, incluídos ali os processos de falência e de recuperação judicial.

Vantagens de um processo de fechamento contábil bem estruturado e Soluções na redução de erros

Além de prevenir os riscos e consequências citadas no tópico acima a partir de um fechamento contábil bem estruturado, é possível elaborar estratégias de avanço e identificar adaptações procedimentais necessárias em variados segmentos da empresa. A base de dados contábeis contará, ainda, com informações detalhadas, demonstrativo de resultados concretos, indicadores e comparativos entre despesas e faturamento.

Primeiramente, é interessante contar com um sistema de fechamento mensal. Já que as declarações (no caso da opção pelo Simples, por exemplo), despesas e receitas são periódicos, o fluxo em um intervalo coincidente com o calendário é uma estratégia de organização.

Como visto, o registro eletrônico e não manual dos dados também é um grande ponto a favor da empresa.

Ainda que a sua empresa dê o pontapé inicial, alguns problemas relacionados ao fechamento podem ser bem complexos, exigindo a atuação de uma consultoria qualificada. A consultoria atua de forma preventiva e também solucionando os problemas que já se consolidaram.

Reduzir as possibilidades de erro no fechamento contábil  e ter um mapeamento estrutural, com o objetivo de organizar funções e setores, pode fazer toda a diferença entre o sucesso e o fracasso. 

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