A chave para otimizar a administração de compras

A chave para otimizar a administração de compras

Administração de Compras

Você sabia que a administração de compras feitas pela sua empresa pode ser fonte de diversos problemas jurídicos? Saiba como resolvê-los e, principalmente, quais providências tomar para evitá-los.

Alguns exemplos de Problemas com a Administração de Compras

Muitas vezes, problemas como a falta de clareza dos documentos referentes aos pedidos de compra podem causar vários transtornos à empresa.

Transtornos como, por exemplo, o não recebimento dos produtos comprados ou mesmo o recebimento de produtos divergentes do que foi contratado.

E qualquer tipo de empresa está sujeita a esse tipo de situação.

Imaginemos que você é sócio de uma loja de roupas e que precisa repor constantemente seu estoque para atender às demandas. Para isso, contrata fornecedores de marcas distintas para lhe enviar calças, blusas, acessórios, etc.

Entre as compras feitas, foram pedidas 100 calças jeans, por exemplo. Mas, por erro no pedido, acabaram chegando calças de malha.

Veja o transtorno criado por um erro no pedido, que não supriu a demanda da loja, deixando-a em defasagem, sem condições de vender um produto que tem maior margem de venda e, consequentemente, traz mais lucros.

Pense também na seguinte situação: você quer contratar um novo fornecedor de TI para celebração de um contrato de outsourcing de equipamentos (aluguel). De repente você opta por um fornecedor específico, dispensa os demais da concorrência e descobre que as máquinas que serão entregues não tem as especificações técnicas de que você precisa.

Um outro exemplo: imagine que você é dono de um restaurante e pretendia servir bacalhau em um determinado mês. O fornecedor vencedor da sua cotação de preços apresentou um valor bem inferior aos concorrentes e você fechou com ele. No entanto, na hora da entrega, descobre que o produto não é um “bacalhau genuíno” e sim um peixe salgado “tipo bacalhau”, cuja qualidade é bem inferior.

Estes problemas em questão poderiam ser tranquilamente evitado se as empresas contassem com uma assessoria jurídica empresarial, em auxílio ao responsável pelas compras.

Como prevenir os Problemas com a Administração de Compras

Pois bem, o primeiro passo é criar um fluxo de todo o procedimento de administração de compras, desde a verificação da necessidade até a entrega correta do produto e realização do pagamento.

Assim, você pode ter uma ideia global de todas as atividades e de quais são as pessoas responsáveis por cada tarefa, do início ao fim.

Guiado por esse tipo de controle, você pode estipular prazos, criar uma sistemática para conferência dos dados, etc. Tudo de forma que, quando você precisar, possa verificar no sistema e consultar em qual fase está o pedido: se está aguardando o envio, a entrega pelo fornecedor, etc.

Dentro dessa sistemática de administração de compras, é possível também um detalhamento melhor de quais os produtos estão sendo solicitados. Veja que, quanto mais detalhes forem fornecidos no pedido, menor a margem de erro.

Note que, nesse sistema de administração de compras, devem constar também os prazos, os custos da compra, o endereço onde devem ser entregues os produtos, o responsável pelo recebimento, etc.

Por fim, criamos um formulário e que será preenchido sob a forma de checklist para cada estapa do fluxo de compras e conterá, entre outros pontos, as condições comerciais do negócio – este documento deverá ser aceito por qualquer fornecedor que queira participar das cotações.

Aqui no escritório chamamos esse procedimento de “critério de cotações” e ele se constitui, em síntese, um formulário contendo todos os detalhes da aquisição a ser feita e o resumo das principais regras que, futuramente, comporão o contrato a ser celebrado.

A definição dos critérios de cotação, que têm que ser aceitos por todos os fornecedores que desejarem apresentar suas propostas, é uma forma de pré-negociação das condições contratuais e reduz em muito os problemas lá na frente, quando o contrato for concretizado efetivamente.

Veja que, se cada passo estiver bem documentado e acessível ao responsável por cada etapa, mais efetivo será o procedimento, evitando-se problemas posteriores.

Como um Escritório de Advocacia pode me Auxiliar na Administração de Compras?

Esta é uma questão interessante e que faz toda a diferença. Veja que, mesmo a administração de compras sendo uma tarefa administrativa, existe riscos jurídicos que são inerentes a este processo e que podem ser reduzidos ou mesmo eliminados com auxílio jurídico.

É que, quando se tem a visão macro de todo o processo de administração de compras, é possível mensurar os possíveis riscos jurídicos e agir preventivamente a eles.

Comecemos pela contratação dos fornecedores. Se, antes da contratação, o setor de compras se aliar ao jurídico em um processo de qualificação de fornecedores, reduzirá as chances de problemas de não recebimento no futuro.

Isso se torna possível porque, verificando-se a situação jurídica do fornecedor,  poder-se-á concluir se este terá ou não condições de cumprir suas obrigações contratuais.

Além disso, a criação dos critérios de cotação é um documento de natureza eminentemente jurídica: ele, na verdade, não só elimina fornecedores que não têm condições de atender às exigências da empresa como se constitui em uma espécie de “pré-contrato”.

É muito menos arriscado criar essa etapa no seu processo de administração de compras do que deixar para discutir essas questões só no momento de celebração do contrato em si.

Por fim, a atuação do advogado é essencial na análise prévia dos contratos, evitando que sejam estipuladas cláusulas abusivas e adotando procedimentos de segurança no arquivo: só para se ter uma ideia do que estamos falando, em algumas ocasiões já fizemos due diligences e identificamos contratos otimamente redigidos mas arquivos sem a assinatura das partes! Mas esse é um assunto do qual trataremos em outra oportunidade.

Mantendo o foco neste conteúdo, vamos detalhar um pouco do temas acima:

Criação de Critérios de cotação para a Administração de Compras

Os critérios de cotação nada mais são do que as especificações dos produtos e as regras que o fornecedor precisa cumprir para que a compra seja feita. As regras incluem desde os prazos, endereços, forma de entrega, tipos de embalagens solicitadas, enfim, tudo o que sua empresa considerar necessário para que a compra seja feita e atenda à demanda existente.

Para tanto, é preciso que esses critérios sejam criados e estabelecidos em documentos próprios, a serem entregues ao fornecedor antes da compra, a qual deve estar em conformidade com a solicitação.

Para evitar que as solicitações sejam abusivas, é sempre importante a análise prévia de um advogado, de modo a mapear os riscos jurídicos e aprovar ou não os critérios, evitando o eventual ajuizamento de ações judiciais que venham a comprometer o patrimônio da empresa.

Regulamento de convite

Outra solução interessante é inserir na administração de compras um regulamento de convite que estipule as condições de aquisição dos produtos.

Basicamente, esse regulamento estipula de que forma devem ser feitos os convites aos fornecedores, abrangendo os critérios de cotação, entre outros dados. A forma de pagamento é um dos quesitos importantes que devem constar nesse regulamento, pois torna a administração de compras mais efetiva.

Assim, desde o início, ambas as partes (fornecedor e destinatário do produto) estarão bem cientes de todas as fases e de todas as regras que devem ser cumpridas.

Veja que, a princípio, as regras de contratação são estabelecidas no contrato. Todavia, havendo um procedimento por escrito que regulamente normas não previstas no contrato, tem-se um ponto chave para evitar transtornos posteriores.

É certo que nem sempre a “letra miúda”, por assim dizer, dos contratos recebe a atenção que deveria. Já, se existir um regulamento para permanente consulta à disposição de qualquer funcionário, a situação é outra. Se houver um sistema informatizado que otimize o procedimento, melhor ainda.

Mas, da mesma forma que os critérios de cotação devem ser analisados por um consultor jurídico, o regulamento também o deve. Assim, evita-se a presença de riscos jurídicos que maculem a marca da sua empresa com futuros protestos, ações judiciais, bloqueio de bens, etc.

Conclusão

Em suma: o setor de compras pode ser fonte de inúmeros problemas que são passíveis de solução através de pequenos ajustes que terão grandes impactos no seu negócio.

Ter uma cadeia de fornecimento interrompida certamente teria um impacto enorme, não é mesmo? Uma briga judicial com o seu fornecedor talvez seja pior ainda!

Portanto, o processo de administração de compras da sua empresa merece uma atenção especial sob a ótica da gestão e com um olhar jurídico pois, juntas, essas duas visões vão reduzir em muito as chances de problemas em sua empresa!

Esperamos você tenha esclarecido suas principais dúvidas a respeito deste assunto e por isso separamos outros textos que talvez possam lhe interessar:


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